Gestão Documental e Arquivo no Suporte Analógico e Digital

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Formação à medida – disponível para entidades

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377ED/GA

Description

No contexto atual, a gestão eficaz da informação torna-se um fator decisivo para o bom funcionamento e eficiência das organizações. A organização e preservação dos dados são áreas cruciais, tanto para garantir a acessibilidade à informação quanto para assegurar a sua integridade e longevidade. A crescente digitalização de documentos e a transformação dos processos de trabalho exigem novas competências e práticas que permitam otimizar a gestão documental, seja no formato físico ou digital.

A formação proposta visa fornecer aos participantes os conhecimentos essenciais sobre a organização de arquivos, a classificação e o registo de documentos, além de abordar a importância de processos adequados de digitalização e preservação da informação. Os formandos serão capacitados para lidar com os desafios associados à organização da informação no mundo digital, além de desenvolverem competências cruciais para o gerenciamento de documentos em diversos formatos.

Com esta formação, pretende-se garantir que os profissionais envolvidos na gestão de documentos e expediente adquiram as habilidades necessárias para a organização eficiente dos dados e a implementação de boas práticas de preservação digital, contribuindo para uma gestão documental mais eficiente e sustentável nas organizações.

Objetivos Gerais
- No final da formação, os formandos deverão ser capazes de compreender os conceitos fundamentais sobre a organização da informação e compreender a importância da classificação e avaliação de dados para o bom funcionamento das organizações.
Objetivos Específicos
- Compreender os princípios fundamentais da organização de arquivos;
- Aprender sobre o registo e a classificação do expediente dentro de uma organização;
- Desenvolver competências para a organização, ordenação e classificação de documentos e informações;
- Capacitar-se na gestão e organização de documentos digitais, considerando a sua importância no contexto atual;
- Estudar a digitalização de documentos e entender os processos e a organização da informação digitalizada;
- Explorar os desafios relacionados à preservação digital, com foco em práticas adequadas e eficazes para garantir a longevidade da informação;
- Identificar os formatos mais adequados para a preservação digital de documentos e informações a longo prazo.
Programa
1. Princípios fundamentais de organização de arquivo.

2. Registo e classificação do expediente.

3. Organização, ordenação e classificação.

4. Gestão e organização de documentos digitais.

5. Digitalização e organização da informação digitalizada.

6. Preservação digital: desafios.

7. Formatos adequados para preservação digital.
Destinatários/as
- Relações Públicas e Expediente.
Pré-Requisitos
Este curso não apresenta pré-requisitos
Coordenador Pedagógico
Mariza Moreira
Metodologias de Formação
A modalidade de ensino a distância é desenvolvida em regime online síncrono, permitindo que formadores e formandos interajam em tempo real através de uma plataforma digital (Zoom), recriando, tanto quanto possível, a dinâmica de uma sala de formação presencial. Esta modalidade privilegia metodologias interativas e colaborativas, assegurando a participação ativa dos formandos e o acompanhamento próximo por parte do formador.

Requisitos técnicos mínimos para o formando:
- Computador com ligação estável à internet;
- Microfone, câmara e auscultadores/colunas;
- Navegador atualizado (Chrome, Edge ou Firefox);
- Software para leitura de documentos (ex.: Adobe Reader);
- Conta de e-mail ativa para receção de credenciais de acesso e materiais de apoio;
- Conhecimentos básicos de utilização do sistema operativo (Windows ou equivalente) e navegação em ambiente digital.

Plataformas de suporte:
- Zoom: para realização das sessões síncronas em tempo real;
- Moodle: para acesso a materiais de apoio, recursos complementares e eventuais atividades assíncronas.
Métodos de Avaliação
Em termos de avaliação, enquanto componente do processo formativo, procura-se garantir um sistema formal e rigoroso de avaliação, contínuo e distribuído pelos diferentes momentos do processo formativo:
- Avaliação diagnóstica;
- Avaliação contínua;
- Avaliação sumativa;
- Avaliação de desempenho dos formadores;
- Avaliação da formação: questionários de satisfação do formando e formadores.
Certificação
O Certificado Profissional da INCURSO é emitido no fim da formação através do Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa (SIGO), na área criada especificamente para o registo das ações de formação não inseridas no Catálogo Nacional de Qualificações, ao abrigo do n.º 6 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 396/2007, de 31 de Dezembro e Portaria n.º 474/2010, de 8 de Julho, ficando associado ao Passaporte Qualifica - Registo Individual de Competências do formando:

- No final do curso os formandos que obtiverem registarem assiduidade mínima de 80% e aproveitamento têm direito a um Certificado de Formação Profissional conforme legislação em vigor.
- Os formandos sem assiduidade mínima e/ ou aproveitamento recebem uma Declaração de Frequência de Formação Profissional, na qual onde constará carga horária e módulos da formação.
Requisitos de Frequência
Para o normal desenvolvimento da ação de formação em regime de ensino a distância, é necessária a utilização de recursos materiais e pedagógicos que assegurem a participação ativa dos formandos e o adequado acompanhamento das sessões.

Os formandos deverão dispor de computador com ligação estável à internet, webcam, microfone e auscultadores ou colunas, bem como de navegador de internet e software de leitura de documentos devidamente atualizados. É igualmente necessária uma conta de correio eletrónico ativa para recepção de credenciais de acesso e materiais pedagógicos, assim como conhecimentos básicos de utilização do sistema operativo e de navegação em ambiente digital.

A formação será suportada pelas plataformas Zoom, para a realização das sessões síncronas em tempo real, e Moodle, para disponibilização dos materiais de apoio, recursos complementares e eventuais atividades assíncronas. Sempre que se justifique, poderão ser utilizados recursos específicos adicionais, nomeadamente software, legislação ou outros instrumentos técnicos diretamente relacionados com os conteúdos da ação, os quais serão previamente comunicados aos formandos.
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Testemunhos